市直各单位：

    为进一步推进我市机关档案工作规范化、标准化、信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《江西省档案管理条例》、《宜春市档案管理办法》等法律法规和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《各级各类档案馆接收范围的规定》（国家档案局令第9号）、《归档文件整理规范》（DB36/T 380-2016）等规范性文件规定，现就做好2016年度归档文件整理与档案移交进馆工作有关事项通知如下：

 一、文件材料收集整理工作

 （一）认真开展文件材料收集工作，确保归档文件材料齐全完整。各单位要从工作实际出发，加强对本单位各种门类和载体文件材料的收集，做到“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。特别是要把“帐外文件”（未经收发登记、打印、编号的文件：如党委（党组）会议记录、办公会议记录、各种花名册、年报表、计划总结、专题情况汇报、大事记以及重大活动、重要会议、突发事件等文件材料）列入收集归档范围，确保文书、会计、科技、声像、荣誉以及其它专业档案等各门类、各载体材料的齐全完整。

（二）严格执行标准，提高归档文件材料整理质量。今年将按照江西省档案局下发的新的《归档文件整理规范》（DB36/T380-2016）要求进行整理，即2016年的归档文件应按照新《规范》要求整理，2016年以前的归档文件仍按照老《规范》要求整理。各单位要认真学习新规则，严格按照规范和标准进行整理，确保文件材料归档整理质量符合要求。

市直各单位及所属单位应于6月30日前完成2016年度各门类档案的立卷归档整理工作。2016年以前形成的文件材料没有及时整理归档的应与2016年度的文件材料整理归档工作同步完成；各主管部门做好本机关归档文件整理工作的同时，应切实履行对下属单位的监督指导职能，加强对下属单位档案工作的业务指导，确保本部门各单位归档文件整理工作全面完成。   

二、档案移交进馆工作

（一）移交时间

1、未设立档案室的单位应于9月30日前将2015年度及以前的档案移交进馆；2016年度已整理好的档案可由本单位保留一年以备查考，无需备查的也可移交进馆。

2、设有档案室的单位须于9月30日前将2007年及以前的档案移交至市档案馆。

3、档案室保管条件不符合档案保护“八防”要求或没有必要继续保留档案室的单位，可将本单位室存档案规范整理后全部移交进市档案馆保管；机构改革中被调整撤并的单位，其调整撤并前形成的档案应规范整理后移交进市档案馆保管，具体移交时间可商市档案局确定。      

各单位移交档案的具体时间安排附后（见附件1）

    （二）移交内容

    1、市直单位及所属二级单位形成的、具有永久、长期（30年）保存价值的各种门类、各种载体的档案，包括文书档案、科技档案、专业档案、会计档案、声像档案、电子档案和实物档案等。

2、市直单位及所属二级单位内部和公开出版物及与工作性质有关的参考资料，包括编印的报刊、年鉴、方志、回忆录、文件汇编、大事记、成果汇编等资料。

3、宜春市范围内重点建设项目、重大活动、重大科研项目及地方名胜、名人、名牌等档案资料。

4、宜春市党政领导个人在各类公务活动中履行职责直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料。

    （三）移交要求

1、各单位向市档案馆移交的各门类档案资料，在移交档案资料实体的同时还应报送纸质目录一式两份及电子目录，目录数据著录应符合国家、省有关档案资料目录数据著录格式规范要求（见附件3）。

2、各单位应对移交的各门类档案资料进行归档质量自查。符合进馆质量要求的，填写档案交接文据（见附件2，适用于档案室室存全部档案整体移交的）办理移交手续。对不符合要求的，应按要求进行必要的补充调整。

3、档案资料移交须经市档案局（馆）专人清点，检查所有移交档案资料及检索工具的数量、质量，经验收合格后，办理档案移交手续，双方在档案交接文据上签字盖章，一式三份，市档案馆保存两份，移交单位保存一份，归入双方档案。

三、组织保障

1、加强组织领导，强化责任落实。市直各单位要严格按照档案法律法规的有关要求，进一步强化责任、落实任务、加强督导。明确分管领导，切实保证人员、经费和设施设备的落实，确保年度文件材料立卷归档和档案移交进馆工作按时保质保量地完成。

2、加强执法检查，严惩违法行为。为进一步贯彻落实档案法律法规，市档案局将于9月份对市直各单位的文件材料立卷归档工作进行执法检查，并将检查结果进行通报。对因不及时归档而导致文件材料丢失或因保管不当导致档案损毁的，将依据《中华人民共和国档案法》第二十四条的规定进行相应处罚。

3、加强业务指导，提升服务水平。市档案局将以市委、市政府开展全市干部作风突出问题集中整治工作为契机，切实转变机关工作作风，提升档案服务效能。档案业务指导人员将按照“熟悉档案业务理论与操作规程，做到对档案业务工作有信心；对待被指导单位和档案员要诚心；在业务指导过程中要细心；对待档案业务工作中碰到的困难要有恒心；在解答档案业务工作疑难时要有耐心的“五心”服务要求，采取上门指导、电话咨询、网络答复、集中培训等方式，对各单位归档文件整理工作进行指导，帮助市直单位完成归档文件整理与档案移交进馆工作。

附  件：1.宜春市档案馆立档单位档案移交接收时间安排表

         　    2.档案交接文据

       3.档案移交电子目录数据著录内容（详细模板已上传至宜春档案工作者群，群号：224252539）

联系人：甘福民    18979582140   QQ：495642809

       龚  婷    18170566760   QQ：123313310

电  话：3227305

                                                    宜春市档案局

                                                2017年5月4日

附件1宜春市档案馆立档单位档案移交接收时间安排表

附件2档案交接文据

附件3档案交接文据